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Nota fiscal eletrônica: NF-e, NFC-e e NFS-e sem complicação
Cada operação pede um modelo de nota. Escolher errado gera retrabalho, glosa de crédito e problema na apuração. Veja quando usar cada documento, o que é exigido para emitir e como manter os arquivos em ordem.
Os três modelos
| Documento | Quando usar | Quem autoriza | Representação |
|---|---|---|---|
| NF-e — modelo 55 | Venda de mercadorias entre empresas, remessas, transferências e devoluções. | Autorizada pela Sefaz do estado. | DANFE |
| NFC-e — modelo 65 | Venda presencial ao consumidor final, no balcão ou no PDV. | Autorizada pela Sefaz do estado. | Cupom fiscal eletrônico com QR Code |
| NFS-e | Prestação de serviços sujeita ao ISS. | Prefeitura do município ou padrão NFS-e Nacional. | DANFSe |
O que é preciso para começar a emitir
- Certificado digital e-CNPJ. O A1 é um arquivo instalado no sistema; o A3 fica em cartão ou token.
- Credenciamento. NF-e e NFC-e na Sefaz do estado; NFS-e na prefeitura ou no portal nacional.
- Cadastros em ordem. Produtos com NCM e CFOP corretos, clientes com CNPJ ou CPF válidos e regime tributário definido.
- Emissor. Um sistema que assine, transmita e guarde o XML autorizado, com contingência quando a Sefaz estiver fora do ar.
Guarda dos XMLs e conferência mensal
O XML autorizado é o documento fiscal; o PDF é só a representação. Além de guardar os arquivos por cinco anos, vale conferir todo mês se a numeração está sem lacunas, se as notas canceladas estão identificadas e se as devoluções foram lançadas — é nesse ponto que a maioria das divergências de faturamento aparece.
Veja também o guia do Simples Nacional para entender como esse faturamento vira imposto.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e?
A NF-e (modelo 55) documenta a venda de mercadorias entre empresas e o transporte. A NFC-e (modelo 65) é a nota do consumidor final no varejo, que substitui o cupom fiscal. A NFS-e documenta a prestação de serviços e é municipal, com o padrão NFS-e Nacional em adoção.
O que é preciso para emitir nota fiscal eletrônica?
Inscrição estadual ativa (para NF-e e NFC-e), certificado digital e-CNPJ A1 ou A3, credenciamento na Sefaz do estado e um emissor. Para NFS-e, o credenciamento é feito na prefeitura ou no portal nacional.
Por quanto tempo é preciso guardar o XML da nota?
O XML é o documento fiscal em si e deve ser guardado por, no mínimo, cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão. O DANFE em PDF é apenas a representação impressa e não substitui o arquivo.
Qual a diferença entre cancelar e inutilizar uma nota?
O cancelamento se aplica à nota autorizada cuja mercadoria não circulou, dentro do prazo previsto pela Sefaz. A inutilização é usada quando uma numeração ficou sem uso, para justificar a lacuna na sequência.
O que é a carta de correção eletrônica?
É o documento que corrige erros que não alteram valores, destinatário, data ou dados do produto — por exemplo uma descrição imprecisa. Valores e partes da operação exigem cancelamento e nova emissão.
Como funciona a nota de devolução?
A devolução é feita por nota fiscal própria, com natureza de operação de devolução, referenciando a chave da nota original e repetindo os mesmos itens, valores e tributos, para anular a operação.
O NEXO CONTÁBIL lê os XMLs de NF-e em lote, separa entradas, saídas, devoluções e canceladas, aponta lacunas de numeração e ainda emite NF-e, NFC-e e NFS-e.